Des réunions efficaces ? Oui c’est possible !

"J’ai développé un outil mnémotechnique pour bien les préparer et assurer leur efficacité : le MODARI."

Publié le 25/05/2022 par Equipe Eco121 / Lecture libre / Temps estimé: 2 minutes

Cédric Pozniak consultant et coach professionnel chez Quintesens.

Je suis souvent sollicité lors de trainings managériaux (accompagnements managériaux in situ pour les managers et dirigeants au plus près de leurs activités et préoccupations quotidiennes) sur des sujets de gestion du temps. Une problématique souvent rencontrée est la « réunionite ». Des réunions nombreuses, avec beaucoup d’invités et sur des durées pas toujours adaptées... ni de résultats ou de décisions concrets. J’ai développé un outil mnémotechnique pour bien les préparer et assurer leur efficacité : le MODARI.

M pour Météo. L’idée est de laisser s’exprimer chacun sur leur état d’esprit. Cela ouvre les discussions, instaure un climat de partage mais aussi nous donne de nombreuses informations sur l’équipe et son fonctionnement. Laissez exprimer votre créativité pour proposer différentes thématiques.

O pour Ordre du jour. Quelles sont les informations que vous souhaitez aborder pendant cette réunion ? Cela permet aux participants de connaître en amont les sujets, peut-être de découvrir certains documents et de préparer des éléments. Ils sauront ainsi pourquoi ils se doivent d’être présents.

D pour Déroulement. Quel sera le timing précis de votre réunion ? Est-il réaliste avec votre ordre du jour ? Pensez à inviter les participants sur les sujets qui ne concernent qu’eux et évitez ainsi que certains ne perdent leur temps lors de moments qui ne les concernent pas.

A pour Attentes. Sondez vos invités sur des éléments qu’ils souhaiteraient ajouter à l’ordre du jour. Je vousconseille de le faire au préalable de la réunion, à la suite de l’envoi de votre ordre du jour. Vous pourrez le réajuster et éviter que votre réunion ne dérape sur des objectifs initiaux.

R pour Règles de fonctionnement. Pensez à définir vos règles de fonctionnement, de confidentialité, de participation, de liberté de parole, de respect du timing. Vous anticiperez d’éventuelles dérives et pourrez recadrer les débats si nécessaire.

I pour Indicateurs de mesure : Quels sont les indicateurs qui vous permettront de vous dire que la réunion est une réussite ? Souhaitez-vous qu’elle serve à prendre des décisions ; lesquelles ? Qu’elle soit informative ; quel message voulez-vous que l’on retienne ? Qu’elle ait un objectif de créativité ; à quoi voulez-vous aboutir ?

J’ai eu l’occasion de croiser dernièrement un ancien dirigeant que j’ai accompagné. Il me disait à quel point ces bonnes pratiques pleines de bon sens lui ont changé son quotidien. Et si ces principes sont partagés et appliqués par l’ensemble des collaborateurs c’est toute l’organisation qui devient plus efficace !