Comment répondre aux demandes d’accès aux données personnelles des salariés ?

Chaque employeur traite des données à caractère personnel ap- partenant à ses salariés. Au titre de ces données figurent naturellement les noms, prénoms, adresse, numéro de compte bancaire, numéro de sécurité sociale, etc.

Comme toute autre personne, le salarié bénéficie de droits ouverts par la législation encadrant les traitements de données à caractère personnel. La CNIL a eu l’occasion de rappeler récemment dans une publication en ligne du 5 janvier 2022* que « toute personne peut demander à un organisme la communication des données qu’il détient sur elle et en obtenir une copie. Un salarié peut ainsi demander à son employeur l’accès et la communication des données personnelles qu’il a en sa possession. »

La CNIL rappelle justement à cette occasion que la messagerie électronique professionnelle mise à disposition du salarié par l’employeur contient nécessairement des données à caractère personnel du salarié, et qu’à ce titre, le salarié peut en demander la communication. En présence d’une telle demande, la CNIL recommande à l’employeur de communiquer une copie des courriels, solution présentée comme « la plus apaisée pour satisfaire la demande ».

Mais puisque rien n’est simple en matière de données personnelles, la CNIL rappelle qu’il incombe également à l’employeur d’effectuer un tri dans les éléments transmis, l’ensemble des messages émis et reçus depuis la boîte e-mail du salarié n’étant pas communicable, puisqu’il convient également de préserver les droits des tiers. Quant aux messages identifiés comme étant « personnels » par le salarié, ou dont le contenu s’avère privé malgré l’absence d’une telle mention, ils devront être communiqués en l’état, sans que l’employeur ne prenne connaissance de leur contenu.

Compte-tenu du caractère particulièrement chronophage du traitement de ces demandes, et face à la multiplication de telles demandes de droit d’accès – notamment dans des contextes de contentieux prud’homaux – on ne peut que vivement recommander aux dirigeants d’anticiper les choses, chaque demande devant trouver une réponse dans le mois qui suit sous peine de sanction.